Configuración
Funcionalidades del panel de configuración
Una vez entre al sistema, puede acceder a la configuración desde el icono SISTEMA que se encuentra al lado izquierdo de la pantalla en el panel azul.
En él podrá visualizar y acceder a:
- Configuración general
- Estaciones
- Productos y servicios
- Facturación
- Seguridad
- Sistema
- Habilitaciones tipo POS
- Envío de documentos electrónicos
- Habilitaciones electrónicas
1. Configuración general
Se pueden modificar los siguientes datos del negocio como: Direcciones, Teléfonos, número de Celular, logo del negocio, página web, correos y notas de pie de página.
Una vez creado el cliente, el sistema no le permite cambiar razón social, nombre, NIT ni régimen.
2. Estaciones
Permite la administración y configuración de la estación de trabajo.
3. Productos y servicios
Permite la creación de categorías, grupos y pestañas para posteriormente ser asignadas a los productos/servicios según corresponda.
FABRICANTES
Permite configurar un listado de fabricantes con la finalidad de ayudar a organizar sus productos y servicios por fabricante, simplificando la gestión de inventario y facturación.
MARCAS
La incorporación de la pestaña "Marcas" permite categorizar y filtrar productos, simplificando la gestión del inventario. Esto le ayuda a seleccionar y facturar productos específicos de acuerdo con su fabricante. Además, el sistema muestra el campo "N° de producto", que indica la cantidad disponible de productos de esa marca en su inventario.
UNIDADES DE MEDIDA
En la sección de unidades de medida, puede seleccionar las unidades que desea activar en el sistema. Las unidades no seleccionadas no se asignarán automáticamente a los productos.
PESTAÑAS
Permite la creación, modificación y orden de las pestañas para posteriormente ser asignadas a los productos según corresponda.
El límite máximo a utilizar para el nombre de una pestaña es de 20 caracteres, incluyendo espacios.
BOTONES
Permite personalizar el orden de los botones de los productos en cada pestaña seleccionada, de acuerdo a sus preferencias.
Si al personalizar los botones según su conveniencia el sistema le arroja alguna alerta, pulse el botón ubicado en la parte inferior izquierda llamada Reordenar Botones.
4. Facturación
Permite configurar aspectos de la facturación y características de las Balanzas, todos los cambios aquí realizados, se aplican de forma global, es decir, con afectación a todas las estaciones de trabajo del negocio.
CONF. GENERALES
Contiene un grupo de opciones que ayudan a controlar la operación al momento de facturar.
BALANZA
Permite configurar la balanza que está conectada al equipo según las configuraciones recomendadas del fabricante.
Es posible que salga un aviso informando que la estación no está configurada para el uso de la blanza electrónica, esto se puede modificar desde el apartado Sistema/Configuración/Estaciones
5. Usuarios y seguridad
En esta sección usted podrá crear, editar y/o buscar usuarios.
Para crear un usuario, debe ingresar desde el menú izquierdo del menú principal, y dar clic sobre el botón "Sistemas" luego en "Configuración" , y dar clic sobre el botón "Usuarios y seguridad".
Presionando la tecla (TAB ↹) puedes pasar por las secciones y cuando esté en gris el botón "Usuarios y seguridad", presiona la tecla Enter.
Aparecerá el siguiente formulario, que debe ser completamente diligenciado para la creación de usuarios.
Presionando la tecla (TAB ↹) puedes desplazarte entre cada campo.
Los pasos a seguir para crear los usuarios son los siguientes :
1. Tipo de documento
Para seleccionarlo debe dar clic donde dice Seleccione un tipo y luego usando las teclas de dirección arriba y abajo, cuando quede sombreada la opción requerida, presiona Enter ( Intro ).
2. Número de documento del usuario
3. Nombres y Apellidos
4. Número de teléfono local
5. Nivel
Que le vas a asignar a ese usuario. El nivel Usuario tiene acceso restringido a ciertas secciones del sistema, y el nivel Administrador cuenta con mayores funcionalidades.
6. Nombre de usuario
Debe crear un usuario con el que va a ingresar al sistema, este nombre también será el que se mostrara en las facturas que realice el usuario.
7. Clave de acceso
Esta clave la debe confirmar, escribiéndola nuevamente en el campo confirmar clave.
8. Departamento
Para seleccionar el departamento del usuario debe dar clic donde dice Seleccione un departamento y luego usando las teclas de dirección arriba y abajo, cuando quede sombreada la opción requerida, presiona Enter ( Intro ), también puede presionar la tecla que corresponda a la letra inicial del departamento esto ayudará a encontrarlo más rápido.
9. Ciudad
Para seleccionar la ciudad puedes dar clic donde dice Seleccione una ciudad y luego usando las teclas de dirección arriba y abajo, cuando quede sombreada la opción que necesitas, presionas Enter ( Intro ), también puede presionar la tecla que corresponda a la letra inicial de la ciudad esto ayudará a encontrarla más rápido.
Una vez todos los campos queden completamente diligenciados, guardar al Usuario dando clic en el botón “Guardar“.
5.1. Editar usuario
Una vez entre a la sección de usuarios, aparecerá un formulario, y en la parte inferior encontrara un botón “Listar todo”, le das clic y se abrirá una lista con todos los usuarios existentes.
Para seleccionar algún usuario, puede hacerse de dos formas :
- Dando doble clic sobre el usuario.
- Utilizando las teclas de dirección arriba y abajo, y cuando el usuario que buscas quede sombreado, presiona Enter ( Intro ). Puedes organizar la información dando clic en las cabeceras de las columnas, por ejemplo si das clic sobre N° DOCUMENTO la lista quedará ordenada de menor a mayor N° documento.
Una vez realizada una de las anteriores opciones, toda la información del usuario la podrás ver en el formulario.
Si selecciono un usuario por error, presiona el botón Cancelar para limpiar el formulario y podrá buscar de nuevo.
Una vez hecho esto, puedes editar la información necesaria del usuario, debes dar clic al botón “Guardar”.
5.2. Buscar un usuario por número de documento
En el formulario administración de usuarios puede digitar el número de documento del usuario en el campo N°Documento y presionar Enter (Intro). Si el usuario existe, toda la información que corresponde a este, se mostrará en todos los campos, si no existe, puedes proceder a crearlo diligenciando todos los campos.
Una vez hecho esto, puedes editar la información necesaria del usuario, y cuando lo hagas, debes dar clic al botón “Guardar”.
6. Sistema
Desde este panel se puede configurar la actividad de funcionalidades generales del sistema.
Permitir ventas con precio cero
Permite bloquear/habilitar el registro de productos con precio o existencia 0 al momento de realizar una venta.
7. Habilitaciones tipo POS
En esta sección podrá crear o modificar una habilitación de facturación tipo POS aplica solo para esta estación de trabajo
Los cambios ejecutados en este formulario afectan su facturación. Ingresarlos de forma errada puede generar daños irreversibles.
- Proceda a ingresar el número de formulario
- Luego, ingrese los consecutivos desde - hasta
- Continúe ingresando el prefijo
Al ingresar el prefijo, este debe ir en mayúscula, como se visualiza en la planilla
- Luego, coloque el tipo de resolución que esta registrando (Habilitación - Autorización)
Ahora proceda a colocar la fecha de habilitación. (fecha en que fue emitido el documento)
- Por último en la casilla meses de vigencia, debe seleccionar el tiempo que le fue habilitado
8. Envíos de documentos electrónicos
En esta sección, puede validar y administrar el estado actual del servicio de envío de documentos electrónicos (Activo - Apagado).
Tenga en cuenta que si el estado del servicio es Apagado no se enviará ningún documento electrónico.
9. Habilitación Electrónica DIAN
Configure autorización de numeración: Especifique prefijo, número inicial y tipo para habilitaciones electrónicas.
Debes esperar unas 2 horas después de que la DIAN emita la resolución para que puedas asociarla en el sistema.
Para realizar la configuración en el Sistema de Facturación POS Kódigo Fuente, debe asociarla en la DIAN. Para ello siga los siguientes pasos:
Ingrese a la página de la DIAN
Baje hasta Temas de Interés y haga clic en Facturando electrónicamente
- Seleccione la opción Personas y en el campo Cédula del contribuyente coloque la cédula del representante legal y luego, clic en entrar
Llegará un correo electrónico con un enlace donde continuará con el proceso de registro de la resolución. Este correo es el registrado en el RUT del emisor
- Dando clic en el enlace del correo, lo llevará de nuevo a la página de la DIAN. Haga clic en el engraner
- Luego, clic en “RANGOS DE NUMERACIÓN”
- Proceda a diligenciar los siguientes dos campos, en Proveedor de Software seleccione Domina entrega total y en Prefijo seleccione la nueva resolución, luego clic en agregar y aceptar.
9. Habilitación Electrónica POS
- Haga clic en el menú de la izquierda en Sistema y luego en Configuración
- Ingrese a Habilitaciones electrónicas
- Diligencie los campos Prefijo y número inicial luego clic en Buscar
- En la casilla del lado derecho, aparece información de la resolución a configurar, luego haga clic en buscar y después en guardar