Productos
En esta sección podrá crear y editar productos usando la ventana "Codificación de productos", organizada por pestañas.
Acceso y pantalla inicial
Para crear o editar productos:
- En el menú izquierdo del menú principal, haga clic en "Administración".
- En el panel de administración, haga clic en el botón "Productos", dentro de la sección Administrar inventario.
Se abrirá la ventana "Codificación de productos" con las siguientes pestañas: DATOS BASE, AGRUPACIÓN, PROPIEDADES, CONFIGURACIÓN, HISTÓRICO, IMPUESTOS y MÉTRICAS.
Presionando la tecla (TAB ↹) puede moverse entre cada campo.
Campos requeridos
Para poder guardar un producto debe diligenciar los siguientes campos obligatorios:
- Código único (EAN): código de barras o identificador único del producto (en la interfaz aparece resaltado con un recuadro rojo).
- Nombre / Descripción: nombre o descripción con la que se verá el producto en facturas y listados.
- Categoría: categoría a la que pertenece el producto.
- Precio de venta: al menos uno de los precios de venta (Precio de venta 1, 2 o 3) debe estar definido.
El resto de campos son opcionales según el tipo de producto o la configuración de su negocio.
Pestaña DATOS BASE
En esta pestaña se definen los datos principales del producto: identificación, costos, precios, inventario e imagen.
Identificación
- Código único (EAN): Digite el código del producto o lea el código de barras con un escáner. Es un campo requerido.
- Código PLU: Código de 7 dígitos generado automáticamente por el sistema (no editable). En el módulo de Facturación puede buscar el producto por este código; si no trae el producto deseado, ingrese ceros a la izquierda hasta completar 7 dígitos (por ejemplo: 0000 + 001).
- Nombre / Descripción: Nombre o descripción del producto para facturas y listados. Requerido.
- Categoría: Seleccione la categoría del producto desde el desplegable. Requerido.
Costos y precios
- Costo Base: Costo base del producto (sin impuestos).
- Base de IVA: Porcentaje de IVA con el que se maneja el producto (seleccionable desde el desplegable).
- Impuestos (Iva): Valor del IVA calculado según el costo base y la base de IVA configurada.
- Costo Total: Costo total del producto (incluye impuestos). Se muestra además un valor Anterior como referencia del costo previo.
- Existencia (inf.): Cantidad de unidades en inventario. Si cuenta con la configuración de bodegas, este valor se descuenta automáticamente con cada venta.
- Precio de venta 1, 2 y 3: Hasta tres precios de venta. Cada uno tiene un Margen asociado (%) que el sistema calcula automáticamente. Debe haber al menos un precio de venta definido.
Imagen y panel táctil
- Imagen de producto: Puede asociar una imagen al producto usando los botones de editar y eliminar. Si no hay imagen asignada, se muestra "NO PRODUCT IMAGE".
- Mostrar en táctil: Si está activo, el producto será visible en el panel táctil de la estación. Solo aplica si el panel táctil está activo en la estación.
- Pestaña en táctil: Asigne el producto a una pestaña del panel táctil. Las pestañas se crean previamente en Configuración del módulo de Sistemas.
Pestaña AGRUPACIÓN
En esta pestaña se configuran los Paquetes / Packs y la Agrupación de productos.
Paquetes / Packs
Configurar el producto como "Producto Empaquetado" o paquete permite indicarle al sistema que el producto o servicio contiene unidades más pequeñas del mismo producto. Esto permite administrar las existencias de forma dinámica.
- Marque Producto empaquetado para activar esta configuración.
- En el campo "Producto(s) del paquete" ingrese el producto que compone el paquete.
- En "Unidades de producto" indique la cantidad de unidades (por ejemplo 20).
- En la tabla inferior se listan: unds, Producto y Nombre.
Esta configuración requiere administración de inventario.
Agrupación
Agrupar productos permite administrar bajo un mismo código EAN varios códigos de productos que comparten las mismas características de marca, precios, costos, tamaño, etc.
Use el botón "Ver productos asignados en el grupo" para gestionar los productos del grupo. Esta opción es útil cuando existen varios productos que son el "mismo" pero de diferente sabor o aroma.
Pestaña PROPIEDADES
En esta pestaña se configuran el Fabricante, la Marca y el Precio por Unidad de Medida (PUM) del producto.
Fabricante
Empresa o entidad que produce el artículo y a quien usualmente se emite la orden de compra. Seleccione el fabricante desde el desplegable.
Marca
Es el nombre comercial específico del producto, el sello que el cliente reconoce y busca visualmente en la góndola. Seleccione la marca desde el desplegable.
Identificar el origen y marca de cada producto facilita la generación de reportes y el análisis de rentabilidades.
Precio por Unidad de Medida (PUM)
Es una norma de protección al consumidor que obliga a los establecimientos comerciales a mostrar en las etiquetas (flejes), junto al precio total, el valor de los productos por kilo, gramo, litro o metro.
- Unidad de medida: Seleccione la unidad correspondiente (por ejemplo: Unidad, Litro, Kilo).
- Cantidad (valor): Ingrese la cantidad de unidades de la unidad de medida seleccionada.
- El sistema calcula y muestra el resultado como PUM = $ con el valor correspondiente.
Al configurar PUM, la información debe coincidir con el producto (marca, unidad de medida y unidades por medida).
Pestaña CONFIGURACIÓN
En esta pestaña se configuran las alertas de inventario, opciones de balanza, ofertabilidad, rentabilidad mínima y estado del producto.
Alerta de existencia máxima
Al configurar un tope máximo de existencias se evita generar sobre stock de unidades.
Alerta de existencia mínima
Permite generar alertas de las unidades mínimas necesarias para que siempre exista disponibilidad.
Cuando el producto alcance el tope de existencia mínima configurado, el sistema mostrará el siguiente aviso informativo:
Para que se generen las alertas de inventario debe estar activa la opción Mostrar alerta de inventario en el apartado Sistema.
Utiliza balanza
Indica que el producto se vende usando balanzas. El precio de venta asignado corresponde a 1 Kg.
Producto ofertable
Cuando está inactiva, esta configuración evita que el producto pueda ser incluido en separatas.
Rentabilidad mínima (%)
Es el porcentaje mínimo de ganancia sugerido por el sistema al asignar los precios de venta. Se usa para calcular el Precio de venta sugerido en la pestaña IMPUESTOS.
Producto activo
Cuando no está activo el producto no puede ser vendido ni utilizado en ningún formulario.
Pestaña HISTÓRICO
Esta sección se encuentra actualmente en desarrollo.
Pestaña IMPUESTOS
En esta pestaña se configuran los impuestos del producto, se visualizan los cálculos de costo e IVA, y se puede ajustar el precio de venta basado en la rentabilidad.
Lista de impuestos
- Lista de impuestos: Seleccione el tipo de impuesto en el desplegable (por ejemplo: ICUI, IBUA, IMPOCONSUMO, OTROS-LICOR).
- Porcentaje aplicable: Indique el porcentaje del impuesto (por ejemplo 0.00%).
- Valor asociado: Puede indicar un valor fijo asociado al impuesto si aplica.
- Use el botón Agregar para añadir el impuesto al producto. Los impuestos agregados se muestran en la zona Σ Impuestos.
Cálculos
El sistema muestra en la sección Cálculos (solo lectura):
- Costo base: $ 0,00
- Valor de IVA: $ 0,00
- Impuesto(s): $ 0,00
- Costo total: $ 0,00
Estos valores se actualizan automáticamente según el costo base y los impuestos configurados.
Rentabilidad y precio sugerido
- Si el margen mínimo de rentabilidad es cero (0), el sistema calcula el precio al 20% por defecto.
- Rentabilidad Mínima configurada: Muestra el porcentaje definido en la pestaña CONFIGURACIÓN.
- Precio de venta 1 sugerido: Calculado de acuerdo a la rentabilidad mínima asignada. Este valor es una sugerencia; puede copiarlo manualmente a Precio de venta 1, 2 o 3 según prefiera.
Ajustar precios de venta
Puede ajustar manualmente hasta tres precios de venta y ver el margen correspondiente:
- Precio de venta 1, 2 y 3: Campos editables para definir distintos precios.
- Margen: Para cada precio se muestra el margen (%). Al cambiar el precio, el margen se recalcula automáticamente.
Al tener todos los campos necesarios diligenciados, haga clic en Guardar.
Impuesto saludable
Por decisión del Gobierno Nacional (ley 2277 de diciembre 13 de 2022), a partir del 1 de noviembre de 2023 se debe cobrar un impuesto adicional del 10% por el consumo de productos comestibles ultraprocesados y/o con alto contenido de azúcares añadidos o grasas saturadas. En el formulario puede indicar si el producto aplica el impuesto saludable seleccionándolo desde la lista de impuestos.
Pestaña MÉTRICAS
Esta sección se encuentra actualmente en desarrollo.
Acciones finales
Al final de la ventana Codificación de productos encontrará:
- Guardar: Guarda los datos del producto.
- Cancelar: Descarta los cambios y mantiene el estado anterior.
- Salir: Cierra la ventana.
Use la tecla TAB ↹ para moverse entre campos sin usar el mouse.
Uso del código PLU en facturación
El Código PLU está compuesto por 7 dígitos y lo genera el sistema automáticamente. En el módulo de Facturación puede buscar el producto por este código.
En el campo CÓDIGO del módulo de facturación, puede ingresar el código PLU para buscar el producto. En la imagen se señala dónde aparece el código PLU a facturar:
También puede ingresar directamente el Código EAN del producto para facturarlo:
Una vez ingresado el código, el producto aparecerá registrado en la factura con su información completa (código, nombre, % IVA, precio, cantidad y total):
Grupos en dispositivos con panel táctil
Para agrupar productos del mismo tipo y características (y que se actualicen precios, IVA y costo en conjunto), use Ver grupo y confirme en Sí. En dispositivos con panel táctil:
- El producto aparecerá listado. Para agregar otro producto al grupo, escriba código o nombre y pulse Enter.
- Con las flechas arriba y abajo ubique el producto en el listado y pulse Enter para agregarlo.
- Una vez incorporados los productos, pulse Esc para salir.