Facturación
1. Cómo seleccionar un cliente
El cliente por defecto es “Consumidor Final“, puede escoger algún cliente de los que tenga registrados, para que aparezca su información al momento de finalizar la factura.
Selecciona el campo “consumidor final” en la parte superior izquierda de la pantalla, esto se puede realizar con el mouse o presionando 2 veces la tecla TAB ↹ .
Una vez ubicado en el campo “consumidor final”, se debe presionar la tecla ENTER o si usted esta ubicado en el campo “CÓDIGO“ debe presionar las teclas Ctrl+F al mismo tiempo; aparecerá una lista con todos los clientes en donde se podrá buscar por número de documento o por nombre del cliente.
Al encontrar el cliente deseado se procederá a seleccionarlo (aparecerá sombreado)
- Si la factura a realizar es electrónica se deberá seleccionar el cliente con la tecla Espacio o dando clic sobre el cuadro al costado izquierdo del nombre.
- si la factura a realizar es POS se deberá seleccionar el cliente presionando Enter o dando clic en el nombre.
Si no se encuentra el cliente, podrá archivar la factura, salir de facturación e ir a crear el cliente.
2. Cómo hacer una factura POS
Una vez entre al sistema, aparecerá la siguiente pestaña:
En dispositivos con panel táctil
Pestañas
Al señalar una de las pestañas se mostrará todos los productos asociados a ella.
En el módulo de Sistema, Configuración, Productos y servicios se puede crear una nueva pestaña.
En esta pantalla, usted podrá crear la factura POS, agregar productos, modificar cantidades, guardar/archivar facturas realizadas y cargar facturas anteriores que no se han finalizado.
3. Registrar un producto
Cuando ingresas a la pantalla de facturación, se activa el campo "Código", en el cual puedes teclear el código de algún producto y presionar Enter (Intro) o leer el código de barras usando tu lector de códigos de barras (escáner).
En dispositivos con panel táctil
Cuando ingresas a la pantalla de facturación, se activa el campo "Código", en el cual puedes teclear el código de algún producto y presionar Enter (Intro), también se puede leer el código de barras usando tu lector de códigos de barras (escáner) o presionando en la imagen de un producto.
3.1. Modificar la cantidad de un producto
Una vez que el producto ya está en la factura, selecciónalo presionando las teclas de dirección ”arriba y abajo” hasta que el producto a modificar quede sombreado.
En dispositivos con panel táctil
Mediante el uso de -1 (F8) y +1 (F9) se podrá modificar de una manera ágil y sencilla la cantidad del último producto ingresado en la factura
3.2. Selección del producto
Presiona ENTER, para seleccionar el producto.
En dispositivos con panel táctil
Seleccionar el producto y presionar ENTER.
3.3. Modificar la cantidad de un producto
Digita la cantidad y presiona ENTER nuevamente para guardar.
En dispositivos con panel táctil
Use el teclado, digite la cantidad y presiona ENTER nuevamente para guardar.
3.4. Asignar peso Manual a un producto
Al estar en el campo Código ingresar la cantidad de peso en Kilogramos y presionar la tecla "+" al costado izquierdo aparecerá un punto rojo indicando que el peso ya fue eingresado
A continuación ingresar el código del producto y precio por Kilo
De esta manera el producto se cargará a la factura calculando el precio segun el peso y valor de kilo
3.5. Cómo buscar un producto por nombre
Esta es una opción adicional dentro del formulario de facturación, para consultar productos por el nombre.
Presionando la tecla (TAB ↹) puede pasar del campo Código al campo Producto/Servicio.
En el campo de “Producto/Servicio“ escribe el nombre del producto, presiona Enter (Intro) y aparecerá una lista con los productos que coinciden con el nombre escrito.
Para seleccionar un producto de la lista, presiona las teclas de dirección arriba y abajo hasta que el producto que va a seleccionar quede sombreado y luego presiona ENTER.
En dispositivos con panel táctil
3.6. Guardar los cambios
Digita la cantidad y presiona ENTER nuevamente para guardar.
En dispositivos con panel táctil
Use el teclado, digite la cantidad y presiona ENTER nuevamente para guardar.
3.7. Eliminar un producto de la factura de venta
Si registraste un producto por error o hay un producto que necesita ser eliminado de la factura, selecciónelo presionando las teclas de dirección arriba y abajo hasta que el producto que desea eliminar quede sombreado y presione la tecla backspace(delete/borrar).
En dispositivos con panel táctil
Presione la tecla Borrar Línea.
4. Totalizar una factura
Puedes seleccionar un cliente para que aparezca su información en la factura al momento de finalizar la transacción.
Cuando se tengan registrados todos los productos, se podrá totalizar la factura de tres formas:
Dando clic al botón "PAGAR" que se encuentra en la parte superior del formulario.
2. Presionando la tecla ESC ubicada en la parte superior izquierda del teclado.
3. Presionando las teclas Ctrl + Enter al mismo tiempo.
En dispositivos con panel táctil
Puedes seleccionar un cliente para que aparezca su información en la factura al momento de finalizar la transacción el cual se podrá seleccionar dando dos toques sobre el campo "CLIENTE".
Cuando se tengan registrados todos los productos, se podrá totalizar factura de la siguiente manera:
Tocando el botón "PAGAR" que se encuentra en la parte superior del formulario.
Una vez realizada una de las anteriores opciones, aparecerá una ventana con la información de la factura.
En dispositivos con panel táctil
En el campo "total pagado" se debe digitar el valor pagado y automáticamente en el campo "Vuelto" aparecerá el monto de lo que se debe devolver al cliente en caso de ser requerido.
Para finalizar la factura, presiona Enter tres veces después de agregar el valor pagado o dando clic sobre el botón "Terminar".
Si no se requiere la factura impresa, después de agregar el total pagado por el cliente, presiona Enter solo una vez y presiona Barra espaciadora que se encuentra en la parte inferior del teclado ( Es la tecla más larga ) de esta forma se desactivara el imprimir factura.
Presiona Enter dos veces más y habrás finalizado la factura.
En dispositivos con panel táctil
Si no se requiere la factura impresa, después de agregar el total pagado por el cliente, toca una sola vez sobre el icono que se encuentra al lado de Imprimir Factura el cual quedará en gris una vez sea desactivada la opción.
Una vez seleccionada esta opción tocas en el botón TERMINAR para finalizar la operación.
5. Factura Electrónica
Una vez entre al sistema, aparecerá la siguiente pestaña:
En dispositivos con panel táctil
Pestañas
Al señalar una de las pestañas se mostrará todos los productos asociados a ella.
En el módulo de Sistema, Configuración, Productos y servicios se puede crear una nueva pestaña.
En esta pantalla, usted podrá crear la factura Electrónica, agregar productos, modificar cantidades, guardar/archivar facturas realizadas y cargar facturas anteriores que no se han finalizado.
Al iniciar la factura se debe seleccionar el cliente a quien se le va a hacer la factura electrónica de la siguiente manera
6. Seleccionar al Cliente
Seleccionar el campo “consumidor final” en la parte superior izquierda de la pantalla, esto se puede realizar con el mouse o presionando 2 veces la tecla TAB ↹ .
Una vez ubicado en el campo “consumidor final”, se debe presionar la tecla ENTER o si usted esta ubicado en el campo “CÓDIGO“ debe presionar las teclas Ctrl+F al mismo tiempo; aparecerá una lista con todos los clientes en donde se podrá buscar por número de documento o por nombre del cliente.
Al encontrar el cliente deseado se procederá a seleccionarlo (aparecerá sombreado)
- Al ser factura electrónica se deberá seleccionar el cliente con la tecla Espacio o dando clic sobre el cuadro al costado izquierdo del nombre.
Si no se encuentra el cliente, podrá archivar la factura, salir de facturación e ir a crear el cliente.
Una vez el cliente sea seleccionado de manera correcta notará un mensaje en la parte superior que dice “Factura electrónica activa” esto nos indica que la factura que vamos a realizar al cliente escogido va a ser electrónica.
En dispositivos con panel táctil
7. Totalizar una factura electrónica
Cuando se tengan registrados todos los productos, se podrá totalizar la factura de tres formas:
1. Dando clic al botón “PAGAR” que se encuentra en la parte superior del formulario.
2. Presionando ESC tecla que esta ubicada en la parte superior izquierda del teclado.
3. Presionando Ctrl + Enter (Intro) al mismo tiempo.
En dispositivos con panel táctil
Cuando se tengan registrados todos los productos, se podrá totalizar factura de la siguiente manera:
Tocando el botón "PAGAR" que se encuentra en la parte superior del formulario.
Una vez realizada una de las anteriores opciones, aparecerá una ventana con la información de la factura.
En dispositivos con panel táctil
En el campo “total pagado“ se debe digitar el valor pagado y automáticamente en el campo “Vuelto“ aparecerá el monto de lo que se debe devolverle al cliente en caso de ser requerido.
Para finalizar la factura, presiona Enter ( Intro ) cuatro veces después de agregar el total pagado o dando clic sobre el botón que dice “Enviar“.
El medio de pago es un requisito que debe ir agregado en las facturas electrónicas, debes escoger la que se adapta al caso y enviar la factura, por defecto esta seleccionado Efectivo.
8. Agregar observaciones a una factura electrónica
Si requiere agregar notas a la factura, debe dar clic en la opción “Agregar observaciones“, aparecerá una pestaña donde puede añadir las observaciones necesarias, una vez terminas de agregarlas presiona dos veces Enter ( Intro ).
En dispositivos con panel táctil
Si requiere agregar notas a la factura, debe presionar en la opción “Agregar observaciones“, aparecerá una pestaña donde puede añadir las observaciones necesarias, una vez terminas de agregarlas presiona en Continuar.
Si desea evitar el uso del mouse, presiona Enter( Intro ) en el campo total pagado, continuamente presiona la barra espaciadora para activar o desactivar la opción “Agregar observaciones“.
9. Crear una nota crédito
Disminuye el total a pagar de una factura o la anula.
Causas:
- Devolución de producto
- Descuento
- Cobro al cliente mal aplicado al valor real de la compra
La nota crédito es esencial para garantizar la precisión de las transacciones, cumplir con las regulaciones legales, mantener la satisfacción del cliente y garantizar un buen control financiero.
Para hacer la nota crédito debe dar clic sobre el botón que dice "Otros", o presionando Ctrl + O, y dar clic sobre el botón que dice "Nota Crédito" o presionar la tecla TAB↹ y presiona Enter.
Aparecerá una lista con todos los clientes en donde se podrá buscar por número de documento o por nombre del cliente.
Al encontrar el cliente deseado se procederá a seleccionarlo, presionando las teclas de dirección arriba y abajo hasta que el cliente quede sombreado y presionas Enter ( Intro ).
Al seleccionar el cliente, saldrá una lista con todas las facturas realizadas a ese cliente, debes seleccionar la factura a la cual le vas a hacer la nota crédito, para seleccionarla usa las teclas de dirección arriba y abajo hasta que la factura que buscas quede sombreada y presionas Enter ( Intro ).
En caso de tener un lista de facturas demasiado larga y no ver la factura requerida puede presionar la x roja de la parte central derecha para buscar con filtros
Se desplegará la siguiente ventana donde encontrarás los filtros disponibles
Una vez aplicado el filtro Utilice el botón Buscar o Cancelar segun sea necesario
Una vez seleccionado el cliente y la factura, aparecerá un formulario como el de facturación, en el cual puedes registrar los productos que le vas a restar a la factura seleccionada, para verificar que si sea la factura que buscaba observa la parte superior derecha, allí esta el número de la factura, el total y en la parte superior izquierda notará el nombre del cliente.
Cuando se tengan registrados los productos a restar a esa factura, debe escoger un concepto para la nota, el concepto lo puede escoger dando clic sobre el campo que dice "Otros", o presionando dos veces la tecla TAB↹.
Una vez estén los productos registrados y el concepto, debes darle clic al botón Guardar o presiona Ctrl + Enter, y saldrá un mensaje de confirmación al que debes darle en Si para poder guardar la nota.
10. Crear nota débito
Incrementa el total a pagar de una factura.
Causas:
- Corrección de precio
- Cargos adicionales
- Error en el cobro de descuentos
Cada nota de débito debe incluir detalles precisos sobre la transacción y el motivo del cargo adicional para mantener una contabilidad clara y transparente.
Para hacer la nota débito debe dar clic sobre el botón que dice "Otros", o presionando Ctrl + O, y dar clic sobre el botón que dice "Nota Débito" o presionar Enter.
Aparecerá la una lista con todos los clientes en donde se podrá buscar por número de documento o por nombre del cliente.
Al encontrar el cliente deseado se procederá a seleccionarlo, presionando las teclas de dirección arriba y abajo hasta que el cliente quede sombreado y presionas Enter ( Intro ).
Al seleccionar el cliente, saldrá una lista con todas las facturas realizadas a ese cliente, debes seleccionar la factura a la cual le vas a hacer la nota débito, para seleccionarla usa las teclas de dirección arriba y abajo hasta que la factura que buscas quede sombreada y presionas Enter ( Intro ).
Una vez seleccionado el cliente y la factura, aparecerá un formulario como el de facturación, en el cual puedes registrar los productos que le vas a agregar a la factura seleccionada, para verificar que si sea la factura que buscaba observa la parte superior derecha, allí esta el número de la factura, el total y en la parte superior izquierda notara el nombre del cliente.
Cuando se tengan registrados los productos a agregarle a esa factura, debe escoger un concepto para la nota, el concepto lo puede escoger dando clic sobre el campo que dice "Otros", o presionando dos veces la tecla TAB↹.
Una vez estén los productos registrados y el concepto, debes darle clic al botón Guardar o presiona Ctrl + Enter, y saldrá un mensaje de confirmación al que debes darle en Si para poder guardar la nota.
11. Atajos de facturación
12. ¿Cómo archivar una factura?
Una vez que los productos ya estén registrados, pero debes archivar la factura para seguir con otra cuenta, puedes hacerlo de dos formas:
1. Presiona Ctrl + A al mismo tiempo.
2. Dando clic en el botón "ARCHIVA" que se encuentra en la parte superior.
En dispositivos con panel táctil
Tocar sobre el botón "ARCHIVA" que se encuentra en la parte superior.
Una vez realizada una de las anteriores opciones, aparecerá un recuadro para asignarle un nombre a la factura, por defecto se asigna el prefijo de la factura y su consecutivo, si requiere agregar un nombre personalizado, debe escribirlo directamente, y presionar Enter.
13. ¿Cómo cargar una factura archivada?
Una vez deba continuar con una factura archivada o verificar cuales son las facturas archivadas que tienes puede hacerlo de dos formas :
1. Presiona Ctrl + C al mismo tiempo.
2. Dando clic en el botón CARGAR que se encuentra en la parte superior.
Una vez realizada una de las anteriores opciones, saldrá una lista con las facturas que estén archivadas hasta el momento, en la parte superior de la lista, podrá observar el nombre personalizado donde dice transacción, el usuario que archivó la factura y datos adicionales.
Una vez realizada una de las anteriores opciones puede seleccionar la factura que buscas presionando las flechas de dirección arriba y abajo, hasta que la factura a cargar quede sombreada y presiona la tecla Enter (Intro). Así podrá continuar con la factura que había archivado.
En dispositivos con panel táctil
Una vez realizada las anteriores opciones puede elegir la factura que buscas, dando dos toques sobre la misma para desarchivar el documento, y así podrá continuar con la factura que había archivado.
14. ¿Cómo reimprimir la última factura registrada?
Para reimprimir la última factura que haya registrado, debes presionar Ctrl + R al mismo tiempo.
En dispositivos con panel táctil
Para reimprimir la última factura que haya registrado, debes presionar REIMPRIMIR
Aparecerá un mensaje de confirmación, debes hacer clic en el botón SI, para que se reimprima la última factura.
15. ¿Cómo dúplicar la última factura realizada?
Debe tener cuidado con esta opción porqué NO ESTARÁ MODIFICANDO LA FACTURA ANTERIOR, estará crear una nueva factura con los mismos registros y valores de la factura directamente anterior.
Para hacer esto, presiona Ctrl + D al mismo tiempo.
Una vez hecho esto, aparecerá un mensaje de confirmación, léelo atentamente
Para continuar y duplicar de forma exitosa la factura anterior presiona Enter o dar clic al botón si". y en el formulario de facturación se listarán todos los productos que haya registrado en la factura anterior.
16. ¿Cómo consultar el precio de un producto?
Para consultar el precio de algún producto sin afectar la factura en curso, presiona Ctrl + P al mismo tiempo.
En dispositivos con panel táctil
Aparecerá un recuadro donde debes escribir el código del producto o escanearlo con el lector de códigos de barras ( Escáner ), si cuentas con uno. Y al lado derecho aparecerá el valor actual del producto.
Este proceso, simplemente consultara el precio del producto, y no lo tendrá en cuenta para la factura en curso.
17. ¿Cómo agregar formas de pago?
Esta es una opción adicional que tiene al momento de totalizar las facturas.
Se puede utilizar, dando clic en el símbolo más(+) o presionando la tecla + que está ubicada en el costado derecho del teclado
En dispositivos con panel táctil
Se puede utilizar, tocando en el símbolo más(+).
Aparecerá una lista con las formas de pago :
- Pago en efectivo : Pago recibido en forma de monedas o billetes
- Pago con tarjeta : Pago recibido de forma electrónica o por medio de un datafono
- Pago con bono(s) : Pago recibido con bonos como los Sodexo o Bigpass
- Pago en cheque(s) : Pago recibido en cheque.
También puede hacer más dinámico el cobro, ya que pueden pagar una parte con efectivo y el resto con tarjeta; o bien combinar todas las formas de pago.
Una vez agregada la forma de pago, totaliza la factura como se explica en la sección de facturación.
18. ¿Cómo hacer una factura a crédito?
Si el cliente seleccionado al momento de realizar la factura, permite crédito, al modificar el “Total pagado” a $ 0 y presiona Enter (Intro),se habilitará el modo factura a crédito, notará un cambio del lateral izquierdo, donde aparecerá toda la información del cliente relacionada al crédito: Su cupo, su saldo pendiente y el nuevo saldo.
En dispositivos con panel táctil
Al ser factura a crédito, el campo "Total pagado" cambia su nombre a "Total abono", allí se debe digitar el abono en caso de que sea necesario.
Aparecerá un nuevo campo llamado Forma de pago, debe seleccionar si va a ser de contado o a crédito, por defecto es de contado.
Si es a crédito debe poner una fecha limite de pago de la factura.
Si es de contado puedes finalizar la factura presionando Enter (Intro) o dando clic sobre el botón "Terminar".
19. Si la factura a crédito es de tipo Electrónica:
El medio de pago es un requisito que debe ir agregado en las facturas electrónicas, se debe escoger la que se adapta al caso, por defecto es efectivo.
Para agregarle una fecha limite de pago a la factura, debes seleccionar en “Forma de pago“ la opción crédito y la fecha de vencimiento.
Una vez se tenga todo diligenciado de forma correcta, debes dar clic sobre el botón Enviar, si quieres evitar el uso del mouse, presiona Enter.
En dispositivos con panel táctil
Si es de contado puedes finalizar la factura presionando el botón "Terminar".
20. Error envio de documentos:
En caso de presentarse inconsistencias con el envío de los documentos se mostrarán los siguientes avisos:
En dispositivos con panel táctil