Facturación
1. Cómo seleccionar un cliente
El cliente por defecto es "Consumidor Final". Puede escoger algún cliente de los que tenga registrados, para que aparezca su información al momento de finalizar la factura.
Seleccione el campo "Consumidor Final" en la parte superior izquierda de la pantalla; esto se puede realizar con el mouse o presionando 2 veces la tecla TAB ↹.
Una vez ubicado en el campo "Consumidor Final", se debe presionar la tecla ENTER o, si usted está ubicado en el campo "CÓDIGO", debe presionar las teclas Ctrl+F al mismo tiempo; aparecerá una lista con todos los clientes en donde se podrá buscar por número de documento o por nombre del cliente.
Al encontrar el cliente deseado, se procederá a seleccionarlo (aparecerá sombreado):
- Si la factura a realizar es electrónica, se deberá seleccionar el cliente con la tecla Espacio o dando clic sobre el cuadro al costado izquierdo del nombre.
- Si la factura a realizar es POS, se deberá seleccionar el cliente presionando Enter o dando clic en el nombre.
Si no se encuentra el cliente, podrá archivar la factura, salir de facturación e ir a crear el cliente.
2. Cómo hacer una factura POS
Una vez ingrese al sistema, aparecerá la siguiente pantalla:
En el módulo de Sistema, Configuración, Productos y servicios se puede crear una nueva pestaña.
En esta pantalla, usted podrá crear la factura POS, agregar productos, modificar cantidades, guardar/archivar facturas realizadas y cargar facturas anteriores que no se han finalizado.
3. Registrar un producto
Cuando ingrese a la pantalla de facturación, se activa el campo "Código", en el cual puede teclear el código de algún producto y presionar Enter (Intro) o leer el código de barras usando su lector de códigos de barras (escáner).
3.1. Modificar la cantidad de un producto
Una vez que el producto ya está en la factura, selecciónelo presionando las teclas de dirección "arriba y abajo" hasta que el producto a modificar quede sombreado.
3.2. Selección del producto
Presione ENTER para seleccionar el producto.
3.3. Modificar la cantidad de un producto
Digite la cantidad y presione ENTER nuevamente para guardar.
3.4. Asignar peso manual a un producto
Al estar en el campo Código, ingrese la cantidad de peso en kilogramos y presione la tecla "+". Al costado izquierdo aparecerá un punto rojo indicando que el peso ya fue ingresado.
A continuación, ingrese el código del producto y precio por kilo.
De esta manera, el producto se cargará a la factura calculando el precio según el peso y valor de kilo.
3.5. Cómo buscar un producto por nombre
Esta es una opción adicional dentro del formulario de facturación, para consultar productos por el nombre.
Presionando la tecla (TAB ↹) puede pasar del campo Código al campo Producto/Servicio.
En el campo de "Producto/Servicio" escriba el nombre del producto, presione Enter (Intro) y aparecerá una lista con los productos que coinciden con el nombre escrito.
Para seleccionar un producto de la lista, presione las teclas de dirección arriba y abajo hasta que el producto que va a seleccionar quede sombreado y luego presione ENTER.
3.6. Guardar los cambios
Digite la cantidad y presione ENTER nuevamente para guardar.
3.7. Eliminar un producto de la factura de venta
Si registró un producto por error o hay un producto que necesita ser eliminado de la factura, selecciónelo presionando las teclas de dirección arriba y abajo hasta que el producto que desea eliminar quede sombreado y presione la tecla Backspace (Delete/Borrar).
4. Totalizar una factura
Puede seleccionar un cliente para que aparezca su información en la factura al momento de finalizar la transacción.
Cuando se tengan registrados todos los productos, se podrá totalizar la factura de tres formas:
1. Dando clic al botón "PAGAR" que se encuentra en la parte superior del formulario.
2. Presionando la tecla ESC ubicada en la parte superior izquierda del teclado.
3. Presionando las teclas Ctrl + Enter al mismo tiempo.
Una vez realizada una de las anteriores opciones, aparecerá una ventana con la información de la factura.
En el campo "Total pagado" se debe digitar el valor pagado y automáticamente en el campo "Vuelto" aparecerá el monto de lo que se debe devolver al cliente en caso de ser requerido.
Para finalizar la factura, presione Enter tres veces después de agregar el valor pagado o dando clic sobre el botón "Terminar".
Si no se requiere la factura impresa, después de agregar el total pagado por el cliente, presione Enter solo una vez y presione la barra espaciadora que se encuentra en la parte inferior del teclado (es la tecla más larga); de esta forma se desactivará la opción de imprimir factura.
Presione Enter dos veces más y habrá finalizado la factura.
5. Factura Electrónica
Una vez ingrese al sistema, aparecerá la siguiente pantalla:
Pestañas
Al señalar una de las pestañas se mostrarán todos los productos asociados a ella.
En el módulo de Sistema, Configuración, Productos y servicios se puede crear una nueva pestaña.
En esta pantalla, usted podrá crear la factura electrónica, agregar productos, modificar cantidades, guardar/archivar facturas realizadas y cargar facturas anteriores que no se han finalizado.
Al iniciar la factura, se debe seleccionar el cliente a quien se le va a hacer la factura electrónica de la siguiente manera:
6. Seleccionar al cliente
Seleccione el campo "Consumidor Final" en la parte superior izquierda de la pantalla; esto se puede realizar con el mouse o presionando 2 veces la tecla TAB ↹.
Una vez ubicado en el campo "Consumidor Final", se debe presionar la tecla ENTER o, si usted está ubicado en el campo "CÓDIGO", debe presionar las teclas Ctrl+F al mismo tiempo; aparecerá una lista con todos los clientes en donde se podrá buscar por número de documento o por nombre del cliente.
Al encontrar el cliente deseado, se procederá a seleccionarlo (aparecerá sombreado):
- Al ser factura electrónica, se deberá seleccionar el cliente con la tecla Espacio o dando clic sobre el cuadro al costado izquierdo del nombre.
Si no se encuentra el cliente, podrá archivar la factura, salir de facturación e ir a crear el cliente.
Una vez el cliente sea seleccionado de manera correcta, notará un mensaje en la parte superior que dice "Factura electrónica activa"; esto indica que la factura que se va a realizar al cliente escogido será electrónica.
7. Totalizar una factura electrónica
Cuando se tengan registrados todos los productos, se podrá totalizar la factura de tres formas:
1. Dando clic al botón "PAGAR" que se encuentra en la parte superior del formulario.
2. Presionando la tecla ESC que está ubicada en la parte superior izquierda del teclado.
3. Presionando las teclas Ctrl + Enter (Intro) al mismo tiempo.
Una vez realizada una de las anteriores opciones, aparecerá una ventana con la información de la factura.
En el campo "Total pagado" se debe digitar el valor pagado y automáticamente en el campo "Vuelto" aparecerá el monto de lo que se debe devolver al cliente en caso de ser requerido.
Para finalizar la factura, presione Enter (Intro) cuatro veces después de agregar el total pagado o dando clic sobre el botón que dice "Enviar".
El medio de pago es un requisito que debe ir agregado en las facturas electrónicas. Debe escoger el que se adapte al caso y enviar la factura; por defecto está seleccionado Efectivo.
8. Agregar observaciones a una factura electrónica
Si requiere agregar notas a la factura, debe dar clic en la opción "Agregar observaciones". Aparecerá una pestaña donde puede añadir las observaciones necesarias; una vez termine de agregarlas, presione dos veces Enter (Intro).
Si desea evitar el uso del mouse, presione Enter (Intro) en el campo total pagado; continuamente presione la barra espaciadora para activar o desactivar la opción "Agregar observaciones".
9. Crear una nota crédito
Disminuye el total a pagar de una factura o la anula.
Causas:
- Devolución de producto
- Descuento
- Cobro al cliente mal aplicado al valor real de la compra
La nota crédito es esencial para garantizar la precisión de las transacciones, cumplir con las regulaciones legales, mantener la satisfacción del cliente y garantizar un buen control financiero.
Para hacer la nota crédito, debe dar clic sobre el botón que dice "Otros", o presionar Ctrl + O, y dar clic sobre el botón que dice "Nota Crédito" o presionar la tecla TAB ↹ y presionar Enter.
Aparecerá una lista con todos los clientes en donde se podrá buscar por número de documento o por nombre del cliente.
Al encontrar el cliente deseado, se procederá a seleccionarlo presionando las teclas de dirección arriba y abajo hasta que el cliente quede sombreado y presione Enter (Intro).
Al seleccionar el cliente, saldrá una lista con todas las facturas realizadas a ese cliente. Debe seleccionar la factura a la cual le va a hacer la nota crédito; para seleccionarla use las teclas de dirección arriba y abajo hasta que la factura que busca quede sombreada y presione Enter (Intro).
En caso de tener una lista de facturas demasiado larga y no ver la factura requerida, puede presionar la X roja de la parte central derecha para buscar con filtros.
Se desplegará la siguiente ventana donde encontrará los filtros disponibles.
Una vez aplicado el filtro, utilice el botón Buscar o Cancelar según sea necesario.
Una vez seleccionado el cliente y la factura, aparecerá un formulario como el de facturación, en el cual puede registrar los productos que le va a restar a la factura seleccionada. Para verificar que sea la factura que buscaba, observe la parte superior derecha: allí está el número de la factura y el total; en la parte superior izquierda notará el nombre del cliente.
Cuando se tengan registrados los productos a restar a esa factura, debe escoger un concepto para la nota. El concepto lo puede escoger dando clic sobre el campo que dice "Otros", o presionando dos veces la tecla TAB ↹.
Una vez estén los productos registrados y el concepto, debe dar clic al botón Guardar o presionar Ctrl + Enter; saldrá un mensaje de confirmación al que debe dar clic en Sí para poder guardar la nota.
10. Crear nota débito
Incrementa el total a pagar de una factura.
Causas:
- Corrección de precio
- Cargos adicionales
- Error en el cobro de descuentos
Cada nota de débito debe incluir detalles precisos sobre la transacción y el motivo del cargo adicional para mantener una contabilidad clara y transparente.
Para hacer la nota débito, debe dar clic sobre el botón que dice "Otros", o presionar Ctrl + O, y dar clic sobre el botón que dice "Nota Débito" o presionar Enter.
Aparecerá una lista con todos los clientes en donde se podrá buscar por número de documento o por nombre del cliente.
Al encontrar el cliente deseado, se procederá a seleccionarlo presionando las teclas de dirección arriba y abajo hasta que el cliente quede sombreado y presione Enter (Intro).
Al seleccionar el cliente, saldrá una lista con todas las facturas realizadas a ese cliente. Debe seleccionar la factura a la cual le va a hacer la nota débito; para seleccionarla use las teclas de dirección arriba y abajo hasta que la factura que busca quede sombreada y presione Enter (Intro).
Una vez seleccionado el cliente y la factura, aparecerá un formulario como el de facturación, en el cual puede registrar los productos que le va a agregar a la factura seleccionada. Para verificar que sea la factura que buscaba, observe la parte superior derecha: allí está el número de la factura y el total; en la parte superior izquierda notará el nombre del cliente.
Cuando se tengan registrados los productos a agregar a esa factura, debe escoger un concepto para la nota. El concepto lo puede escoger dando clic sobre el campo que dice "Otros", o presionando dos veces la tecla TAB ↹.
Una vez estén los productos registrados y el concepto, debe dar clic al botón Guardar o presionar Ctrl + Enter; saldrá un mensaje de confirmación al que debe dar clic en Sí para poder guardar la nota.
11. Atajos de facturación
12. ¿Cómo archivar una factura?
Una vez que los productos ya estén registrados, pero deba archivar la factura para seguir con otra cuenta, puede hacerlo de dos formas:
- Presione Ctrl + A al mismo tiempo.
- Dando clic en el botón "ARCHIVA" que se encuentra en la parte superior.
Una vez realizada una de las anteriores opciones, aparecerá un recuadro para asignarle un nombre a la factura. Por defecto se asigna el prefijo de la factura y su consecutivo; si requiere agregar un nombre personalizado, debe escribirlo directamente y presionar Enter.
13. ¿Cómo cargar una factura archivada?
Una vez deba continuar con una factura archivada o verificar cuáles son las facturas archivadas que tiene, puede hacerlo de dos formas:
- Presione Ctrl + C al mismo tiempo.
- Dando clic en el botón CARGAR que se encuentra en la parte superior.
Una vez realizada una de las anteriores opciones, saldrá una lista con las facturas que estén archivadas hasta el momento. En la parte superior de la lista, podrá observar el nombre personalizado donde dice Transacción, el usuario que archivó la factura y datos adicionales.
Puede seleccionar la factura que busca presionando las flechas de dirección arriba y abajo, hasta que la factura a cargar quede sombreada y presione la tecla Enter (Intro). Así podrá continuar con la factura que había archivado.
En dispositivos con panel táctil: puede elegir la factura que busca dando dos toques sobre la misma para desarchivar el documento, y así podrá continuar con la factura que había archivado.
14. ¿Cómo reimprimir la última factura registrada?
Para reimprimir la última factura que haya registrado, debe presionar Ctrl + R al mismo tiempo.
Aparecerá un mensaje de confirmación. Debe hacer clic en el botón SÍ para que se reimprima la última factura.
15. ¿Cómo duplicar la última factura realizada?
Debe tener cuidado con esta opción porque NO ESTARÁ MODIFICANDO LA FACTURA ANTERIOR; estará creando una nueva factura con los mismos registros y valores de la factura directamente anterior.
Para hacer esto, presione Ctrl + D al mismo tiempo.
Una vez hecho esto, aparecerá un mensaje de confirmación. Léalo atentamente.
Para continuar y duplicar de forma exitosa la factura anterior, presione Enter o dé clic al botón "Sí". En el formulario de facturación se listarán todos los productos que haya registrado en la factura anterior.
16. ¿Cómo consultar el precio de un producto?
Para consultar el precio de algún producto sin afectar la factura en curso, presione Ctrl + P al mismo tiempo.
Aparecerá un recuadro donde debe escribir el código del producto o escanearlo con el lector de códigos de barras (escáner), si cuenta con uno. Al lado derecho aparecerá el valor actual del producto.
Este proceso simplemente consultará el precio del producto y no lo tendrá en cuenta para la factura en curso.
17. ¿Cómo agregar formas de pago?
Esta es una opción adicional que tiene al momento de totalizar las facturas.
Se puede utilizar dando clic en el símbolo más (+) o presionando la tecla + que está ubicada en el costado derecho del teclado.
Aparecerá una lista con las formas de pago:
- Pago en efectivo: Pago recibido en forma de monedas o billetes.
- Pago con tarjeta: Pago recibido de forma electrónica o por medio de un datáfono.
- Pago con bono(s): Pago recibido con bonos como los Sodexo o Bigpass.
- Pago en cheque(s): Pago recibido en cheque.
También puede hacer más dinámico el cobro, ya que pueden pagar una parte con efectivo y el resto con tarjeta; o bien combinar todas las formas de pago.
Una vez agregada la forma de pago, totalice la factura como se explica en la sección de facturación.
18. ¿Cómo hacer una factura a crédito?
Si el cliente seleccionado al momento de realizar la factura permite crédito, al modificar el "Total pagado" a $0 y presionar Enter (Intro), se habilitará el modo factura a crédito. Notará un cambio del lateral izquierdo, donde aparecerá toda la información del cliente relacionada al crédito: su cupo, su saldo pendiente y el nuevo saldo.
Al ser factura a crédito, el campo "Total pagado" cambia su nombre a "Total abono"; allí se debe digitar el abono en caso de que sea necesario.
Aparecerá un nuevo campo llamado Forma de pago. Debe seleccionar si va a ser de contado o a crédito; por defecto es de contado.
Si es a crédito, debe poner una fecha límite de pago de la factura.
Si es de contado, puede finalizar la factura presionando Enter (Intro) o dando clic sobre el botón "Terminar".
19. Si la factura a crédito es de tipo Electrónica
El medio de pago es un requisito que debe ir agregado en las facturas electrónicas. Se debe escoger el que se adapte al caso; por defecto es Efectivo.
Para agregarle una fecha límite de pago a la factura, debe seleccionar en "Forma de pago" la opción Crédito y la fecha de vencimiento.
Una vez se tenga todo diligenciado de forma correcta, debe dar clic sobre el botón Enviar. Si desea evitar el uso del mouse, presione Enter.
20. Error en envío de documentos
En caso de presentarse inconsistencias con el envío de los documentos, se mostrarán los siguientes avisos: